À première vue, il peut nous sembler que développer une petite entreprise et gérer des bureaux multiples sont deux choses complètement différentes. En réalité, les deux dépendent d’un service d’impression fiable pour leurs activités quotidiennes. Qu’il s’agisse de factures, de contrats, de communications avec la clientèle ou de documents de marketing, de nombreuses organisations continuent de recourir à des documents imprimés dans le cadre de leurs activités.

 

Plus une organisation grandit et se complexifie, plus il est difficile d’assurer la gestion des imprimantes à l’échelle de l’entreprise. Garder les appareils en bon état de marche, commander les fournitures, planifier l’entretien et offrir de l’aide au personnel : toutes ces tâches exigent du temps et des ressources. C’est là que les services de gestion de l’impression peuvent vous aider.

 

Lorsqu’on compare des fournisseurs, le prix le plus bas n’est pas toujours le meilleur indicateur de la valeur à long terme. Voici quelques éléments importants à considérer pour vous aider à choisir un partenaire de services de gestion de l’impression capable d’aider votre entreprise à prospérer, tant aujourd’hui qu’à l’avenir.

 

Qu’est-ce qu’un fournisseur de services de gestion de l’impression?

Un fournisseur de services de gestion de l’impression collabore avec votre entreprise pour simplifier votre gestion de l’impression grâce à des services comme :

• Recommandations concernant l’équipement
• Entretien préventif
• Surveillance à distance
• Gestion de l’offre
• Soutien technique continu

 

Plutôt que de répondre aux problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, l’objectif d’un programme de services de gestion de l’impression est de créer un environnement d’impression qui favorise la productivité tout en contribuant à réduire les coûts superflus et le fardeau administratif.

Comment évaluer les fournisseurs de services de gestion de l’impression

 

Ne vous en tenez pas au prix de base

Le prix est souvent l’un des premiers critères que les entreprises comparent, mais ce n’est qu’un élément parmi d’autres. 

 

Un fournisseur de services de gestion de l’impression devrait contribuer à améliorer le fonctionnement de votre organisation, plutôt que de se contenter de fournir des imprimantes à un tarif mensuel concurrentiel. La valeur d’un service de gestion réside souvent dans l’expertise, le soutien et l’optimisation continue qui, ensemble, contribuent au bon fonctionnement de votre environnement d’impression. 

 

Les analyses du secteur, notamment celles effectuées par Gartner Peer Insights (en anglais), indiquent que les organisations considèrent souvent des facteurs comme la qualité du service, la réactivité de l’équipe de soutien et l’appui apporté au client sur le long terme, en plus des prix, lorsqu’elles évaluent les fournisseurs de services de gestion de l’impression. 

 

Lorsque vous comparez les différentes options, tenez compte de la solution dans son ensemble plutôt que du seul coût mensuel. Vérifiez si le fournisseur offre : 

• l’entretien préventif; 
• la surveillance à distance des appareils; 
• le réapprovisionnement automatisé; 
• des rapports sur l’utilisation et des recommandations; 
• un service de soutien technique réactif, 

Choisir un fournisseur qui vous permet d’améliorer l’efficacité de vos processus peut souvent créer une valeur ajoutée à long terme, contrairement au fait de se concentrer uniquement sur le prix initial.

 

 

Évaluer la qualité et la fiabilité de l’équipement

Chaque organisation a des besoins différents en matière d’impression, et l’équipement approprié doit s’adapter au mode de fonctionnement de votre entreprise. Parmi les besoins courants, on pense notamment au traitement de volumes importants de documents, à la numérisation de documents papier en fichiers numériques, ou au soutien aux équipes dans un milieu de travail hybride grâce à des fonctions d’impression mobile. Un fournisseur de services de gestion de l’impression devrait prendre le temps de bien comprendre les besoins de votre entreprise avant de vous recommander du matériel adapté. 

 

Des imprimantes et des appareils multifonctions fiables devraient également aider les employés à rester productifs en réduisant les interruptions et en minimisant le temps consacré au dépannage des problèmes techniques. 

 

Lorsque vous évaluez les fournisseurs, demandez-leur si les appareils qu’ils recommandent offrent des fonctionnalités comme :

• l’impression, la numérisation et la photocopie dans un seul appareil; 
• des fonctions d’impression mobiles et infonuagiques. 
• caractéristiques de sécurité qui contribuent à protéger les renseignements sensibles; 
• une capacité adaptée à vos volumes d’impression mensuels; 
• une souplesse permettant de suivre l’évolution de votre entreprise.

 

Comprendre ce que couvre le contrat de service

Les services de gestion de l’impression peuvent varier d’un fournisseur à l’autre; il est donc crucial de bien comprendre ce qui est inclus avant de signer un contrat. 

 

Un contrat de service complet devrait décrire clairement comment votre environnement d’impression sera pris en charge tout au long du partenariat. Cela permet de définir clairement les attentes dès le départ et donne à votre entreprise l’assurance de pouvoir compter sur une aide en cas de besoin. 

 

Selon le fournisseur, les services prévus peuvent inclure l’installation de l’équipement, des vérifications régulières et le réapprovisionnement périodique en encre et toner. 

 

Vous devriez également vous renseigner sur les services qui pourraient ne pas être couverts aux termes du contrat, comme les interventions d’urgence, le remplacement de l’équipement et les renouvellements de contrat. 

 

Un contrat clair et transparent permet d’éviter les surprises par la suite et vous aide à mieux comprendre la valeur que votre partenariat avec le fournisseur apporte à votre entreprise au fil du temps.

Renseignez-vous sur les délais de réponse et le soutien technique 

Même l’environnement d’impression le plus fiable nécessite parfois une intervention technique. Lorsqu’un problème survient, une intervention rapide peut faire toute la différence entre une interruption mineure des activités et un arrêt prolongé, qui peut affecter tant le personnel que les clients. 

 

Demandez aux fournisseurs potentiels quel type de soutien ils offrent à leurs clients. Vous pourriez considérer que l’offre d’un fournisseur est plus intéressante si, par exemple, votre personnel est réparti dans différents fuseaux horaires et que ce fournisseur offre des délais de réponse garantis. Si votre entreprise fonctionne selon des échéances, un processus de renvoi à un niveau supérieur pour le traitement des problèmes urgents pourrait s’avérer plus avantageux. 

 

De nombreux fournisseurs de services de gestion de l’impression ont également recours à des technologies de surveillance à distance pour repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Cette approche proactive permet de résoudre de nombreux problèmes plus rapidement et peut réduire les perturbations imprévues. 

 

Selon Gartner Peer Insights, la réactivité du service figure systématiquement parmi les principaux critères pris en compte par les entreprises lorsqu’elles choisissent un fournisseur de services de gestion de l’impression. 

 

Tenez compte des coûts généraux d’entreprise liés aux pannes d’imprimantes 

Lorsqu’il n’y a pas d’imprimante disponible, le travail prend souvent du retard. Durant ce temps, le personnel peut être obligé de trouver un autre appareil, de retarder la transmission de documents ou de consacrer un temps précieux à la résolution des problèmes. Au sein d’une organisation, même les petites interruptions peuvent avoir un impact considérable sur la productivité. 

 

Un fournisseur de services de gestion de l’impression contribue à réduire au minimum ce genre de perturbations grâce à un entretien préventif et à un appui continu. Plutôt que de se contenter d’intervenir lorsque l’équipement tombe en panne, votre fournisseur devrait relever les problèmes avant qu’ils ne surviennent, de manière à ce que votre environnement d’impression reste fiable et que votre équipe puisse continuer à se concentrer sur les activités de l’entreprise. 

 

Comparez la valeur totale en fonction de la durée totale du contrat 

Le choix d’un fournisseur de services de gestion de l’impression est une décision à long terme. En vous attardant à des facteurs qui vont au-delà du contrat initial, vous vous assurez que votre environnement d’impression reste fiable, même lorsque les besoins de votre entreprise évoluent. 

 

Outre les prix, tenez compte de la valeur globale qu’apporte un fournisseur à votre entreprise grâce à : 

• une technologie fiable;
• un service de soutien technique réactif; 
• des caractéristiques de sécurité pour l’impression; 
• des rapports et des analyses; 
• une optimisation continue;
• la souplesse requise pour répondre à une croissance future. 

À mesure que les entreprises évoluent, leurs environnements d’impression doivent s’adapter en conséquence. Le fournisseur idéal devrait être en mesure d’assurer l’entretien de vos appareils tout en recherchant constamment des occasions d’améliorer leur efficacité.

Questions à poser à un fournisseur de services de gestion de l’impression potentiel 

Poser des questions pertinentes peut vous aider à comparer les fournisseurs en toute confiance et à choisir une solution qui correspond à vos objectifs d’affaires. 

 

Pensez à poser les questions suivantes : 

• Comment évaluez-vous notre environnement d’impression actuel? 
• Quels services sont inclus aux termes du contrat? 
• Comment les stocks de matériel sont-ils évalués et réapprovisionnés? 
• Quels sont les délais de réponse que vous garantissez? 
• Quelles sont les caractéristiques de sécurité qui assurent la protection des renseignements qui sont imprimés? 
• À quelle fréquence planifiez-vous réévaluer notre environnement d’impression? 
• Est-ce que la solution que vous proposez peut s’adapter à la croissance de notre entreprise?
• Quels rapports ou analyses recevrons-nous? 

Les réponses que vous aurez pourront vous fournir des renseignements précieux sur la manière dont chaque fournisseur envisage le service à la clientèle, la planification à long terme et l’optimisation continue. 

 

 

Choisissez un fournisseur capable d’accompagner votre entreprise à long terme 

 

Un bon fournisseur de services de gestion de l’impression devrait au moins assurer l’entretien des imprimantes. De plus, le fournisseur que vous choisirez devrait également contribuer à optimiser le fonctionnement de votre entreprise. 

 

En alliant une technologie fiable à un soutien proactif, à une optimisation continue et à un service réactif, un partenaire de confiance peut alléger votre fardeau administratif et favoriser la productivité dans l’ensemble de votre organisation. 

 

N’oubliez pas que le choix d’un fournisseur ne doit pas se faire uniquement selon le meilleur prix offert. Un partenaire comme Canon Canada prend le temps de comprendre votre entreprise, élabore un plan pour aider votre équipe et crée un environnement d’impression aussi performant que vous. Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos services de gestion de l’impression.