Chaque jour, les employés utilisent leurs imprimantes de bureau pour imprimer, copier, numériser – voire faxer – des documents essentiels à leurs activités professionnelles. Il peut être facile de les considérer uniquement comme des périphériques de sortie. Néanmoins, elles peuvent permettre à des personnes mal intentionnées d’accéder aux informations confidentielles de votre entreprise et de vos clients. Dans un monde professionnel numérique en constante évolution, il est important de savoir comment protéger ses informations sensibles contre l’accès non autorisé ou le vol grâce à l’utilisation de fonctions de sécurité d’imprimante avancées et de pratiques responsables.

Comprendre les risques liés à la sécurité de l’impression

En raison de ses capacités allant au-delà de la simple impression, une imprimante de bureau fait partie intégrante des activités quotidiennes. Elle contient un disque dur, une mémoire et une unité centrale, et elle stocke une énorme quantité de données, y compris tous les documents qu’elle a imprimés ou envoyés. Connaître les risques courants liés à la sécurité de l’impression est la première étape pour les prévenir.

En tête de liste : les accès non autorisés, les fuites de données et les menaces de cybersécurité. Même les personnes ayant un accès autorisé à votre bureau – qu’il s’agisse d’employés ou de visiteurs – peuvent présenter un risque involontaire si elles se connectent à vos systèmes à l’aide d’un périphérique ou d’un réseau non autorisé.

La sécurité de l’impression consiste à sécuriser à la fois l’appareil physique et son réseau. En limitant l’accès des utilisateurs et en activant les fonctions d’impression forcée, les informations sensibles ne seront pas laissées sans surveillance sur le plateau de l’imprimante. Les risques liés à la sécurité du réseau concernent la manière dont vos imprimantes interagissent avec l’infrastructure informatique et gèrent la transmission des données. L’imprimante sert de point d’accès. Elle communique non seulement avec les ordinateurs, les tablettes et les appareils mobiles, mais elle permet également à l’information de circuler entre eux. Les données non chiffrées envoyées vers ou depuis les imprimantes peuvent être interceptées par des pirates.

Une faille dans la sécurité des imprimantes peut entraîner l’exposition de vos données confidentielles et exclusives, des pertes financières, des amendes réglementaires et une atteinte à la réputation de votre entreprise.

Caractéristiques de sécurité essentielles des imprimantes

La fiche technique d’une imprimante multifonction peut être impressionnante. Le fait de connaître les caractéristiques de sécurité essentielles à rechercher dès le départ vous aidera à protéger vos données à l’avenir. Voici quatre choses qu’une imprimante sécurisée doit pouvoir faire :

• Contrôler l’accès : Restreindre l’accès à l’imprimante multifonction en exigeant l’authentification de l’utilisateur, en définissant des autorisations propres à l’utilisateur et en limitant les destinations de transmission.
• Protéger les informations transmises ou stockées : Cela signifie qu’il faut crypter les données (voir ci-dessous), sécuriser les paramètres de communication et empêcher tout accès non autorisé aux données, qu’elles soient stockées ou en transit.
• Protéger contre les cybermenaces : Les mesures standard de protection d’une imprimante multifonction contre les pirates informatiques comprennent la vérification du micrologiciel, l’établissement d’une liste blanche et des mises à jour régulières.
• Gérer et surveiller les paramètres et les activités de sécurité : Les outils de gestion centralisée permettent aux équipes informatiques de gérer à distance l’ensemble de la flotte de votre entreprise.

Technologies de cryptage

Les données envoyées entre une imprimante multifonction et un PC ou un serveur sont généralement envoyées en clair, ce qui les rend susceptibles d’être interceptées. Le cryptage protège ces données sensibles – pendant leur transmission et leur stockage – en les convertissant en format codé, ce qui les rend impossibles à lire par des personnes non autorisées. Parmi les types de cryptage les plus courants, citons le cryptage symétrique, le cryptage de la couche de transport, le cryptage des travaux d’impression et le cryptage sécurisé des PDF.

Les systèmes Canon prennent également en charge le cryptage des données en transit. Le cryptage de sécurité de la couche de transport (Transport Layer Securtiy – TLS) empêche également l’accès aux données et leur falsification, ce qui permet de sécuriser les informations entre l’imprimante et d’autres périphériques. Les appareils Canon sont également équipés en standard d’un système de cryptage des travaux d’impression, à partir duquel les utilisateurs doivent s’authentifier – par exemple, en saisissant un code NIP ou en glissant une carte d’identité – pour décrypter et imprimer les documents.

Méthodes d’authentification des utilisateurs

Veillez à ce que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux imprimantes multifonctions et à leurs fonctions en leur demandant de confirmer leur identité directement sur le périphérique. Voici trois des méthodes les plus courantes :

• Authentification par code NIP : Chaque utilisateur dispose d’un code unique pour lancer les travaux d’impression ou accéder aux fonctions de l’imprimante.
• En-tête d’authentification : Protocole de sécurité qui détecte les modifications apportées aux données communiquées, y compris l’en-tête IP, et qui confirme que les données proviennent de la source prévue. Les données communiquées ne sont pas cryptées.
• IEEE 802.1x : Ce protocole permet d’authentifier les appareils connectés à un port LAN et d’établir une connexion point à point fermée uniquement si l’authentification est réussie.

Mise en œuvre de politiques efficaces de sécurité d’impression dans votre organisation

Une politique de sécurité d’impression définit les règles et les protocoles relatifs à l’impression de documents et à l’utilisation d’appareils multifonctions par votre entreprise. Elle doit notamment définir les directives d’impression, les mesures de sécurité et les meilleures pratiques de traitement des documents, ainsi que les considérations environnementales et les normes de conformité (telles que le RGPD et la HIPAA). Son contenu doit être communiqué à tous les employés et être accessible à tout moment pour que chacun puisse en prendre connaissance.

Étapes de la gestion sécurisée des périphériques

Qu’il s’agisse d’une erreur humaine ou d’une intention malveillante, les informations confidentielles de votre entreprise peuvent dévier de leur trajectoire lorsqu’elles se déplacent d’un point A à un point B. Il est donc important de protéger vos documents et de limiter l’accès aux données sans entraver la productivité. Exiger une authentification pour accéder aux appareils, limiter l’accès à des fonctions précises sur les périphériques du réseau et paramétrer le traitement des travaux de routine pour effacer automatiquement les données des travaux d’impression précédents sont trois étapes importantes. Avec les imprimantes multifonctions Canon, vous pouvez configurer la sécurité du périphérique à l’aide d’un navigateur pour les paramètres de sécurité. Sélectionnez le type d’environnement qui vous correspond et suivez les recommandations pour configurer les paramètres.

Audits de sécurité réguliers

La meilleure façon de garantir la conformité aux normes de sécurité et de garder une longueur d’avance sur les vulnérabilités potentielles est de procéder à des audits de sécurité tous les trimestres. En évaluant de manière proactive les paramètres de sécurité d’une imprimante et en faisant le point sur les actions des utilisateurs, vous pouvez configurer vos appareils – et corriger les comportements occasionnels – afin d’empêcher les accès non autorisés et les violations de données, et de renforcer votre stratégie globale de sécurité d’impression. Les entreprises devraient également procéder à un audit après toute modification importante de leur infrastructure informatique. Si vous étendez votre réseau ou introduisez un nouveau logiciel dans vos systèmes, un audit immédiat permettra de déceler les nouveaux risques de sécurité.

Bonnes pratiques pour la sécurisation des données imprimées

Même si des contrôles de sécurité d’impression sont en place, les utilisateurs doivent suivre les protocoles et faire preuve de diligence pour garantir la protection des données. Par exemple, vous pouvez demander aux employés d’utiliser la fonction d’impression en attente forcée, qui oblige les destinataires des documents à s’authentifier directement sur le périphérique pour libérer leurs impressions, mais cela n’est efficace que si la méthode d’authentification (code NIP, mot de passe, carte d’identité) n’est pas partagée. Les utilisateurs doivent toujours sélectionner la fonction d’impression sécurisée et récupérer eux-mêmes leurs documents dès que possible.

De nombreux bureaux ayant adopté des stratégies de travail hybride, les entreprises ont besoin de moyens pour surveiller l’activité réseau de leurs employés travaillant à domicile. Exigez des employés qu’ils utilisent des imprimantes qui permettent aux administrateurs d’accéder à distance au journal d’audit. Ils pourront ainsi suivre les activités d’impression et détecter rapidement les vulnérabilités.

Conseils pour une impression sécurisée à domicile

Le réseau de votre organisation comprend des serveurs, des ordinateurs et d’autres types de matériel, ainsi que des applications logicielles. Votre connexion réseau est une porte d’entrée convoitée par les cybercriminels. Exigez des employés travaillant à domicile qu’ils utilisent un réseau sécurisé pour leurs appareils professionnels afin de les isoler de leurs appareils personnels. Assurez-vous que la connexion de l’imprimante est cryptée en utilisant WPA3 (Wi-Fi Protected Access), un protocole de sécurité sans fil.

Choisir la bonne imprimante pour un usage domestique

Certaines caractéristiques relèvent d’un choix personnel : fonction unique ou multifonction, couleur ou noir et blanc, chargeur automatique de documents et impression recto verso automatique, panneau de commande ou interface tactile. Les autres fonctionnalités ne peuvent être compromises. Les caractéristiques et les capacités de sécurité sont en tête de liste. Les utilisateurs connecteront probablement l’imprimante à leur propre réseau Wi-Fi. Le cryptage WPA3 sécurise les connexions sans fil et désactive les protocoles et portes de réseau inutilisés, réduisant ainsi le volume des surfaces d’attaque. Même les imprimantes domestiques connectées à un réseau sont vulnérables aux attaques de logiciels malveillants. Toutefois, le contrôle intégré à Trellix peut aider à établir une liste blanche, en autorisant le périphérique à exécuter une liste de fonctions approuvées, telles que l’impression.

Comment les imprimantes Canon renforcent votre sécurité

Grâce à des fonctions de sécurité intégrées et fréquemment mises à jour, la série imageRUNNER ADVANCE DX et l’imageFORCE C7615 de Canon peuvent vous aider à obtenir des niveaux élevés de contrôle sur vos imprimantes multifonctions, vos communications réseau et vos documents. Les deux plateformes offrent plus de 55 fonctions de sécurité standard, notamment des options d’authentification standard, l’effacement du disque dur ainsi que le cryptage du disque dur et des PDF.

Modèles précis et leurs caractéristiques de sécurité

Toutes les imprimantes multifonctions Canon sont dotées de fonctions de sécurité standard qui permettent de protéger les données envoyées sur le réseau. Elles contiennent notamment IPsec, qui protège l’échange de données au niveau des communications; le contrôle intégré de McAfee, qui utilise une liste blanche pour protéger l’appareil contre les logiciels malveillants et la falsification; et l’intégration SIEM, qui permet aux administrateurs de réseau de surveiller et de contrôler les menaces internes et externes.

Les séries imageRUNNER ADVANCE et imageRUNNER ADVANCE DX sont dotées du Navigateur pour les paramètres de sécurité. Une fois que vous avez sélectionné votre type d’environnement, le navigateur vous recommande des paramètres de sécurité et la procédure à suivre pour les configurer.

L’imageFORCE C7615 est doté de la technologie Security Environment Estimation pilotée par l’IA, qui analyse l’environnement d’exploitation et recommande les paramètres de sécurité idéaux à l’aide d’algorithmes d’apprentissage automatique. Cette fonction avancée unique garantit que votre entreprise respecte les normes de sécurité du secteur et détecte les modifications du réseau en temps réel.

Engagement de Canon en matière de protection des données

La protection de votre appareil, de vos documents, de vos données, de votre réseau – et de votre réputation – devient de plus en plus importante et de plus en plus difficile. Canon conçoit ses produits pour répondre aux normes de sécurité les plus strictes, protéger les environnements de travail de toutes tailles et réduire le risque de failles de sécurité. Pour en savoir plus sur les mesures que nous avons prises, consultez les ressources ci-dessous.