Un aspect crucial de la gestion d’une entreprise est la mise en place de protocoles pour traiter le flux quotidien de données. Cette opération peut sembler facile à gérer pour les petites entreprises, mais elles devront tout de même faire face à certains défis, tout comme les entreprises plus grandes. La conformité en matière de sécurité des données permet de s’assurer que les politiques sont à la hauteur et d’évaluer les méthodes de protection de l’information contre les accès non autorisés, les violations et toute autre menace.

Conformité en matière de sécurité des données et réglementation canadienne

La conformité en matière de sécurité des données représente la mise en place de mesures de protection des renseignements sensibles et le respect des normes juridiques. Elle comprend les éléments suivants :

• Chiffrement des données : Indispensable à la protection de l’information, le chiffrement rend les données illisibles pour les entités non autorisées.
• Contrôle de l’accès : Le fait de limiter l’accès aux données sensibles au personnel autorisé seulement permet d’atténuer les risques de violations internes.
• Pare-feu : Les pare-feu sont un mécanisme de défense crucial qui bloque les tentatives d’intrusion sur les réseaux.
• Vérifications de sécurité régulières : Par des évaluations régulières, les entreprises sont en mesure de détecter et de corriger les vulnérabilités de manière proactive.

Au Canada, les entreprises se doivent de mettre en place ces mesures, entre autres, non seulement pour respecter les exigences juridiques, mais aussi pour conserver la confiance de leurs clients, éviter les préjudices financiers et préserver leur réputation.

Comprendre la LPRPDE

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est une loi fédérale canadienne sur la protection de la vie privée qui régit la façon dont les entreprises doivent gérer les renseignements personnels. Entrée en vigueur en 2000, elle s’applique à toutes les organisations qui collectent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales presque partout au Canada.

Selon la LPRPDE, les entreprises doivent observer plusieurs grandes pratiques :

• Obtenir le consentement des individus avant de collecter leurs renseignements personnels.
• Faire preuve de transparence quant à l’utilisation des données et fournir un accès à celles-ci sur demande.
• Mettre en place des mesures de protection des renseignements personnels contre l’usage abusif, l’accès non autorisé ou la divulgation.

Lois provinciales sur la protection de la vie privée

En plus de la LPRPDE, plusieurs provinces canadiennes disposent de leurs propres lois sur la protection de la vie privée dans lesquelles s’inscrit la conformité des données d’entreprise, qui viennent généralement compléter la réglementation fédérale ou s’y ajouter. On retrouve notamment au Québec, en Alberta et en Colombie-Britannique des lois qui précisent davantage les obligations en matière de protection de la vie privée.

Québec

Le projet de loi no 64 du Québec, aussi connu sous le nom de Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, demande la nomination d’un agent de protection des renseignements personnels, exige le consentement explicite pour la collecte de données et impose des exigences très strictes de signalement des violations.

Alberta

La Personal Information Protection Act (PIPA) de l’Alberta définit des exigences précises que doivent respecter les entreprises exploitées en Alberta pour collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels. Un aspect important de ces exigences est le signalement obligatoire des violations, qui signifie que les entreprises doivent signaler tout accès non autorisé ou toute divulgation de renseignements personnels pouvant causer un préjudice.

Colombie-Britannique

La Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique est à plusieurs égards similaire à celle de l’Alberta. Cette loi insiste sur l’obtention du consentement éclairé et l’application continue de protocoles stricts de protection de données des clients.

Étapes à suivre pour assurer la conformité des données d’entreprise au Canada

Pour assurer la conformité en matière de sécurité des données, votre entreprise doit appliquer une approche systématique de gestion et de protection des données sensibles. Souvent, les petites entreprises se tournent vers un fournisseur de services de sécurité gérés, dont l’expertise et le soutien les aideront à atteindre la conformité complète.

1. Dresser un inventaire des données et évaluer les risques : En travaillant avec votre fournisseur de services de sécurité gérés, vous pourrez identifier les renseignements personnels que vous collectez, leur lieu de stockage et leur utilisation. Une évaluation des risques vous aidera à détecter les vulnérabilités et à prioriser les aspects qui ont besoin d’une attention immédiate.
2. Mettre en place des mesures de protection des données : Votre fournisseur de services de sécurité gérés devrait utiliser le chiffrement pour sécuriser les données sensibles, mettre en place un système de contrôle de l’accès pour limiter l’accès aux données au personnel autorisé seulement et installer des pare-feu afin de protéger votre réseau contre les intrusions.
3. Établir des politiques et des procédures claires pour la protection de la vie privée : En collaboration avec votre fournisseur de services de sécurité gérés, vous rédigerez une politique de confidentialité qui concorde avec la LPRPDE et qui définit comment les renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués, puis vous rendrez cette politique accessible à vos clients.
4. Former régulièrement vos employés : Travaillez avec votre fournisseur de services de sécurité gérés pour mettre en place des formations régulières sur les pratiques de sécurité des données. Vos employés doivent comprendre leur rôle dans la conformité des données d’entreprise, y compris la manière de protéger les renseignements sensibles et de reconnaître les menaces.
5. Créer un plan de réponse aux incidents : Élaborez un plan qui détaille la manière dont votre entreprise doit répondre à une violation de données. Votre fournisseur de services de sécurité gérés devrait avoir des protocoles et des étapes prévues pour endiguer la violation, informer les personnes touchées et signaler l’incident aux autorités compétentes, si la loi l’exige.

Pourquoi la conformité en matière de sécurité des données est-elle importante?

La conformité en matière de sécurité des données n’est pas qu’une obligation juridique, c’est un élément essentiel au développement d’une entreprise digne de confiance. En vous conformant à la réglementation, vous montrez à vos clients que la sécurité des données vous tient à cœur et renforcez le lien de confiance.

N’oubliez pas que pour les petites entreprises, les conséquences d’une violation de données peuvent être graves : en plus de lourdes amendes ou sanctions pour défaut de conformité, elles risquent de perdre la confiance de leurs clients, confiance qui est difficile à regagner par la suite. La conformité passe d’abord et avant tout par une équipe dévouée, expérimentée et fiable. Canon Canada est fière d’avoir pu aider un grand nombre de petites entreprises à élaborer des programmes de conformité en matière de sécurité des données répondant à toutes les exigences. Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur l’aide que nous pouvons vous offrir.