Votre entreprise traite d’énormes quantités de données chaque jour et les organise soigneusement en documents qui constituent la pierre angulaire de vos activités. Cependant, lorsque ces éléments essentiels sont exposés à des vulnérabilités, ils peuvent rapidement devenir problématiques. Même ce qui vous semble sans valeur peut être un véritable trésor pour les cybercriminels. La protection des documents n’est plus facultative, c’est une nécessité stratégique pour ceux qui souhaitent protéger leurs données sensibles, maintenir la conformité et conserver la confiance de leurs clients.

L’importance de la sécurité des documents

La sécurité des documents ne sert pas seulement dans les pires scénarios, elle peut aussi faire la différence entre une base solide ou fragile selon le type de données traitées. Voici quatre raisons qui démontrent son importance.

• Protection des données

  Les données sensibles, comme les renseignements personnels des clients, les documents financiers et les données exclusives, doivent être protégées contre les accès non autorisés ou le vol, car une violation peut causer des préjudices financiers et une détérioration permanente des relations avec les clients.

  
  

• Conformité réglementaire

  La conformité aux lois comme la LPRPDE, le RGPD, la HIPAA ou la CCPA est obligatoire. Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes amendes, des perturbations opérationnelles et une atteinte à la réputation.

  
  
• Gestion de la réputation

  La confiance prend des années à bâtir, mais peut se détruire en un instant. La sécurité des documents élimine le risque de violation qui pourrait éroder la fiabilité de votre entreprise aux yeux des clients et des parties prenantes.

  
  
• Continuité des activités

  Les cyberattaques et le vol de données peuvent causer d’importantes interruptions, qui nuiront à votre productivité et à vos résultats financiers. Les systèmes sécurisés vous aideront à poursuivre vos activités sans interruption.

  
  

Risques courants liés à la sécurité des documents

Connaître les conséquences d’une mauvaise sécurité des documents n’est qu’une partie de la solution. Pour éviter ces répercussions, vous devez aussi connaître les dangers qui vous guettent :

• Maliciels: Ces logiciels peuvent infiltrer vos systèmes par des courriels d’hameçonnage, des téléchargements non sécurisés ou des logiciels désuets. Une fois qu’ils s’y trouvent, ils peuvent corrompre ou voler des données sensibles.
• Erreur humaine: L’envoi accidentel de documents au mauvais destinataire ou l’hameçonnage sont des vulnérabilités majeures.
• Menaces internes: Des employés mécontents ou des entrepreneurs ayant un accès trop peu restreint peuvent compromettre la sécurité des documents, intentionnellement ou non.
• Attaques externes: Les cybercriminels exploitent souvent les vulnérabilités des systèmes ou les mots de passe faibles pour accéder à des documents sensibles.

Pratiques exemplaires pour sécuriser les documents à chaque étape

La mise en place de mesures de sécurité durant toute la durée de vie d’un document (création, partage, stockage et élimination) est cruciale. Voici certaines stratégies à ne pas négliger :

1. Contrôle de l’accès: Utiliser le contrôle de l’accès par rôles pour limiter les permissions aux personnes autorisées seulement. Par exemple, un directeur financier pourrait avoir accès aux données de paie, mais pas les employés de premier échelon.
2. Chiffrement: Protéger les fichiers lors de leur transit et de leur stockage avec des protocoles de chiffrement comme AES-256. Le chiffrement fait en sorte que même si les données sont interceptées, elles demeurent illisibles par les tiers non autorisés.
3. Pistes de vérification : Garder des traces de qui a accédé à un document ou l’a modifié, et à quel moment. En cas de violation, cela permet de déterminer qui est responsable et de suivre une piste claire lors de l’enquête.
4. Authentication: Exiger l’authentification à facteurs multiples (AFM) pour accéder aux documents sensibles. L’AFM ajoute une couche de sécurité supplémentaire, ce qui complique la tâche des pirates disposant seulement d’un mot de passe volé.
5. Filigrane et caviardage: Ajouter des filigranes aux documents de propriété intellectuelle pour décourager le partage non autorisé. Caviarder les sections sensibles des documents lorsqu’un accès partiel convient, afin d’atténuer les risques d’exposition.

Conformité à la LPRPDE et aux lois provinciales

Les pratiques de sécurité des documents des entreprises canadiennes doivent être conformes à la LPRPDE. De plus, chaque province peut aussi avoir ses propres lois sur la protection de la vie privée, avec des règlements concernant la collecte de données, le consentement, le stockage, la protection et le signalement des violations.

Outils et technologies de protection des documents

L’intégration d’une expertise et d’outils adéquats à vos processus opérationnels peut faciliter votre sécurité des documents et améliorer votre protection globale. Voici quelques services et technologies pratiques à envisager.

• Systèmes de gestion des documents

  Ces systèmes centralisent le stockage de documents et comportent des fonctions de sécurité intégrées comme le contrôle de l’accès, le suivi des versions et le chiffrement.

  
  
• Services infonuagiques sécurisés

  Les plateformes infonuagiques comme Microsoft OneDrive, Google Workspace et Dropbox Business offrent un chiffrement robuste et le contrôle du partage afin de préserver la sécurité de vos documents sur le nuage, même durant la collaboration à distance.

  
  
• Logiciels de sécurité

  Les antimaliciels, comme les systèmes de détection d’intrusion et les pare-feu, protègent vos réseaux et vos terminaux.

  
  
• Fournisseurs de services gérés

  Un fournisseur de services gérés peut gérer et surveiller en continu votre infrastructure de TI, y compris la sécurité des documents. Canon Canada possède de l’expertise dans la mise en place et la maintenance des outils de sécurité les plus récents, assure la conformité aux exigences réglementaires et corrige les vulnérabilités de manière proactive afin de prévenir les violations.

  
  

Prêts à renforcer la sécurité de vos documents? Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons vous aider à protéger votre entreprise avec des solutions personnalisées adaptées à vos besoins.