Le travail hybride fait désormais partie intégrante des entreprises canadiennes d’un océan à l’autre. Les employés partagent leur temps entre le domicile et le bureau, et les attentes en matière de flexibilité ne cessent de croître. Ce changement modifie la façon dont les organisations envisagent la planification de l’infrastructure du milieu de travail, car les systèmes conçus pour un seul lieu sont rarement performants dans des environnements de travail multiples.
Une stratégie moderne d’infrastructure de bureau hybride établit un lien entre les personnes et les outils et renseignements dont elles ont besoin, peu importe leur lieu de travail. Elle permet également aux équipes de TI de bénéficier d’une supervision plus claire, de contrôles de sécurité plus solides, et d’une réduction du nombre de variables à gérer. Lorsque l’infrastructure est bien harmonisée, les employés passent moins de temps à résoudre des problèmes et plus de temps à travailler.
Canon Canada soutient les organisations avec des technologies de bureau modernes qui établissent un lien entre l’impression, les systèmes numériques et les outils de collaboration au sein d’un écosystème unifié.
Pourquoi l’infrastructure de bureau doit-elle évoluer dans un environnement de travail hybride?
De nombreuses organisations ont stabilisé leurs activités lors du passage au télétravail :
- Déploiement rapide des technologies, y compris des ordinateurs portables
- Élargissement de la capacité du réseau privé virtuel (RPV)
- Plateformes de collaboration
Dans un modèle hybride, la priorité passe de l’accès de base à une exécution quotidienne fiable sur l’ensemble des lieux, avec la même position en matière de cybersécurité et les mêmes normes de soutien, quel que soit le lieu de travail.
La planification de l’infrastructure devient plus efficace lorsque la connectivité, les appareils et les flux de documents sont considérés comme un seul et même environnement. Cette approche permet de réduire les frictions, d’améliorer la visibilité et de favoriser une amélioration constante au fil du temps.
Des activités à distance aux opérations optimisées pour le travail hybride
Les activités hybrides nécessitent moins de corrections ponctuelles et des normes plus reproductibles. L’accent est mis sur les détails pratiques qui affectent chaque flux de travail :
- Méthodes d’accès qui fonctionnent de la même manière dans tous les lieux
- Appareils gérés, mis à jour et pris en charge de manière uniforme
- Outils permettant d’établir un lien entre les tâches d’impression, de numérisation, de stockage et de collaboration
- Visibilité pour les équipes de TI afin de surveiller les performances, l’utilisation et les risques
Lorsque ces éléments sont harmonisés, les employés passent moins de temps à s’adapter à l’environnement, et plus de temps à avancer dans leur travail. Les équipes de TI passent également moins de temps à intervenir pour des problèmes évitables et plus de temps à améliorer la fiabilité globale.
Les lacunes de l’infrastructure que négligent de nombreuses organisations
Le travail hybride révèle souvent des points faibles qu’il était facile de ne pas voir dans un bureau entièrement centralisé. Les plus courants se manifestent dans la gestion des documents, la prolifération des appareils, et l’inégalité des performances du réseau.
Une analyse rapide des lacunes permet souvent de déceler des problèmes tels que les suivants :
- Accès à l’impression non uniforme entre le domicile et le bureau
- Plateformes logicielles redondantes et abonnements qui se chevauchent
- Appareils vieillissants ou non gérés avec une visibilité limitée
- Vision limitée de l’utilisation de l’impression et des flux de documents
- Pression sur la bande passante pendant les heures de pointe pour la collaboration
Le fait de combler ces lacunes dès le départ facilite la modernisation, car les améliorations reposent sur une base plus saine et plus stable.
Les éléments essentiels d’une stratégie d’infrastructure de bureau hybride
Une stratégie solide d’infrastructure de bureau hybride est plus facile à mettre en œuvre lorsque les principes fondamentaux sont clairs. La plupart des organisations obtiennent les meilleurs résultats lorsqu’elles commencent par la connectivité, puis s’attaquent aux normes des appareils, modernisent les flux de documents, et enfin optimisent les outils de collaboration. Cette séquence réduit les dépendances et permet de gérer les changements.
Préparation du réseau et planification de la connectivité
La connectivité est à la base de tout le reste. Sans un accès stable et sécurisé aux systèmes et aux fichiers, le travail hybride devient une série de solutions de rechange. La préparation du réseau ne se limite pas à la vitesse de l’internet. Elle comprend la couverture Wi-Fi des bureaux, l’architecture d’accès à distance et les contrôles de sécurité pour les terminaux distribués.
D’un point de vue pratique, la planification de la connectivité comprend habituellement les éléments suivants :
- Accès sécurisé au RPV ou accès à vérification systématique pour les utilisateurs distants
- Forte couverture sans fil dans les espaces de bureaux partagés
- Planification de la bande passante pour les réunions vidéo et les applications infonuagiques
- Mesures de redondance qui réduisent les temps d’arrêt
- Politiques de sécurité des terminaux correspondant au profil de risque
Une évaluation du réseau peut aider à déterminer où se produisent les baisses de performance et quelles mises à niveau auront l’incidence opérationnelle la plus importante.
Appareils normalisés et harmonisation avec les technologies
La fragmentation des appareils augmente les efforts en matière de soutien et rend la gouvernance plus difficile à mettre en œuvre. Des normes claires pour les appareils réduisent la complexité pour les TI et créent une expérience plus prévisible pour les employés. Elles améliorent également les correctifs, l’application de la sécurité, et la planification du cycle de vie.
La normalisation ne signifie pas qu’il faut un appareil pour chaque rôle. Il s’agit de normes définies selon l’équipe ou le flux de travail, avec des configurations et des processus de soutien uniformes. Dans de nombreux bureaux hybrides, les appareils multifonctions jouent un rôle clé en établissant un lien entre les tâches d’impression et de numérisation et les flux de travail numériques.
En practique:
- Les imprimantes de bureau de Canon sont conçues pour prendre en charge les environnements hybrides connectés où la fiabilité et l’intégration sont importantes.
- La gestion de périphérique centralisée permet de tenir à jour les normes, d’améliorer la visibilité, et de réduire l’administration générale.
Intégrer des systèmes d’impression et des systèmes numériques
Même les organisations dont les flux de travail numériques sont parvenus à maturité ont encore recours à l’impression pour certaines tâches. Les contrats, les dossiers de conformité, les dossiers d’intégration et les documents destinés aux clients nécessitent souvent une sortie physique. L’infrastructure hybride fonctionne mieux lorsque l’impression est intégrée dans les mêmes systèmes que ceux utilisés par les employés pour stocker, partager et gérer les renseignements.
En général, l’intégration porte principalement sur la sécurité, l’accessibilité et l’efficacité des flux de travail. L’impression sécurisée, l’acheminement des numérisations vers le nuage et la visibilité centralisée de l’utilisation permettent de réduire les risques et de contrôler les coûts. Elle favorise également une meilleure gouvernance des documents, puisque moins de fichiers transitent par des canaux informels.
Pour les organisations ayant des besoins de production ou de signalisation spécialisés, les imprimantes grand format de Canon permettent d’obtenir des résultats de haute qualité dans les environnements d’entreprise.
Plateformes de collaboration dans le nuage
Les plateformes infonuagiques prennent en charge le stockage partagé, l’édition en temps réel et l’accès contrôlé pour les équipes distribuées. Leur incidence est d’autant plus forte qu’elles se connectent harmonieusement à la capture des documents et à la gestion des autorisations, de sorte que les fichiers se retrouvent au bon endroit avec les bons contrôles d’accès dès le départ.
Si vous envisagez de passer à des outils infonuagiques, ce petit guide explique les étapes courantes de la migration et les éléments à prendre en considération en matière de coût, de sécurité et d’évolutivité.
Lorsque les plateformes de collaboration sont configurées avec des règles uniformes pour le stockage, le partage et le contrôle des versions, les équipes passent moins de temps à rechercher des renseignements ou à éliminer des doublons. Des contrôles d’accès et des journaux d’audit solides soutiennent également les exigences de gouvernance sans ajouter d’étapes supplémentaires au travail quotidien.
Construire un écosystème pour un milieu de travail connecté
Une fois les éléments essentiels en place, l’étape suivante consiste à réduire les écarts entre les outils et les environnements. L’objectif est simple : moins de transferts, moins d’exceptions et des voies plus claires pour la circulation de l’information. Cette clarté permet de travailler plus facilement au bureau, à la maison et dans les espaces partagés.
Connecter les espaces de travail physiques et numériques
Les bureaux modernes comprennent des bureaux partagés, des salles de réunion et des espaces de collaboration flexibles. Les technologies doivent soutenir ces espaces sans ajouter d’étapes. L’authentification sécurisée, l’accès prévisible aux appareils et les interactions simples de numérisation et d’impression permettent de poursuivre le travail.
Lorsque les équipements de bureau se connectent sans problème aux plateformes numériques, les employés sont moins enclins à recourir à des solutions de rechange personnelles qui créent des risques en matière de sécurité et de conformité. Des expériences prévisibles dans les différents espaces sont également utiles lorsque les équipes changent de lieu.
Améliorer l’accès aux documents et le flux de l’information
Les équipes hybrides ont besoin d’un accès fiable aux mêmes renseignements, avec un contrôle des versions clair. Le stockage centralisé réduit la dépendance à l’égard des pièces jointes des courriels et à l’égard des fichiers locaux, tandis que les autorisations et les journaux d’audit contribuent à maintenir la gouvernance.
De nombreuses organisations constatent des gains rapides lorsqu’elles renforcent quelques principes de base en matière de flux de documents :
- Moins de transferts entre les outils
- Acheminement plus direct, de la numérisation au stockage
- Normes claires en matière de propriété et de dénomination
- Gestion uniforme des autorisations
Ces changements peuvent réduire les reprises et accélérer les approbations.
Réduire les cloisonnements entre les équipes et les lieux
Les cloisonnements sont souvent créés par des outils non uniformes, des processus non uniformes, voire les deux. La réduction des cloisonnements commence généralement par des normes communes et un ensemble plus restreint d’outils approuvés qui fonctionnent bien ensemble. Cela réduit les problèmes de compatibilité et les « cas particuliers » qui ralentissent la collaboration.
L’objectif est de permettre le travail dans plusieurs lieux sans effort supplémentaire de la part des employés. Lorsque les systèmes et les processus s’harmonisent, la collaboration devient une routine, et non plus quelque chose que les équipes doivent mettre au point chaque fois.
Comment évaluer et moderniser votre infrastructure actuelle
La modernisation fonctionne mieux lorsqu’elle commence par une vision claire de ce qui est déjà en place. Une évaluation pratique permet d’établir un lien entre les décisions en matière de technologie et des goulets d’étranglement spécifiques, et des points sensibles du flux de travail, de sorte que les améliorations ciblent le travail qui compte le plus. De nombreuses organisations considèrent qu’il est utile d’examiner d’abord la redondance, puis les frictions dans le flux de travail, et enfin la capacité de croissance.
Cerner les goulets d’étranglement et les systèmes redondants
La redondance est coûteuse et difficile à gérer. Cela se traduit souvent par des abonnements logiciels qui se chevauchent, des appareils sous-utilisés, et des plateformes déconnectées qui nécessitent un rapprochement manuel. Un examen des systèmes, des parcs d’appareils et de l’utilisation des outils peut révéler où il est possible d’effectuer un regroupement.
Les signes courants indiquant que la redondance affecte les performances sont les suivants :
- Demandes de soutien récurrentes concernant des tâches de base
- Expériences utilisateur non uniformes d’une équipe à l’autre
- Visibilité limitée de l’utilisation des appareils et des flux de travail
Évaluer les inefficacités des flux
Les problèmes de flux de travail ont tendance à apparaître lorsque les documents circulent entre les personnes ou les systèmes. Les approbations sur papier, l’acheminement manuel et les règles floues en matière de stockage des fichiers peuvent entraîner des retards. Un simple exercice de cartographie des flux de travail permet souvent de déterminer les étapes qui peuvent être automatisées ou rationalisées, en particulier dans les processus à forte densité de documents.
De petits changements peuvent avoir une incidence majeure lorsqu’ils réduisent les tâches répétitives ou minimisent les transferts.
Planifier de l’évolutivité et de la croissance
Les besoins en matière de travail hybride changent. Les équipes s’agrandissent, rétrécissent, se déplacent ou adoptent de nouveaux modes de collaboration. L’infrastructure doit supporter ces changements sans imposer une reconstruction majeure.
La planification de l’évolutivité comprend généralement des considérations relatives à la capacité du nuage, au déploiement d’appareils modulaires et à la gestion centralisée. Cela inclut également la planification du soutien, car les environnements hybrides dépendent d’une résolution rapide des problèmes entre les différents lieux.
Une infrastructure de bureau prête pour l’avenir
FLa préparation en vue de l’avenir signifie que votre infrastructure de bureau hybride doit être suffisamment flexible pour s’adapter à l’évolution des outils, des flux de travail et des attentes. La plupart des plans de modernisation s’articulent autour de trois axes :
- Préparation à l’automatisation pour un flux de documents et de l’information plus rapide
- Durabilité et contrôle des coûts en vue d’une efficacité à long terme
- Gouvernance afin de maintenir les systèmes stables, sûrs et gérables
Automatisation et préparation à l’intelligence artificielle (IA)
L’automatisation permet de réduire le temps consacré aux tâches répétitives liées aux documents et de diminuer le risque d’erreurs lors du traitement manuel. Dans de nombreux environnements, les premiers gains proviennent de l’amélioration de la manière dont les documents sont saisis, classés et acheminés.
Voici les domaines d’intervention qui ont tendance à avoir la plus grande incidence :
- Traitement intelligent des documents pour la classification et la saisie des données
- Acheminement automatisé en fonction du type de document, de l’équipe ou de l’étape d’approbation
- Recherche et récupération plus efficaces grâce à des métadonnées et une indexation uniformes
Les initiatives en matière d’automatisation sont plus faciles à mettre à l’échelle lorsque votre infrastructure est dans le nuage et que les flux de travail sont normalisés.
Durabilité et optimisation des coûts
La durabilité et l’optimisation des coûts reposent souvent sur les mêmes leviers opérationnels : la réduction des déchets, le dimensionnement des équipements et l’amélioration de la visibilité de l’utilisation. Lorsque les équipes peuvent voir ce qui est utilisé, où cela est utilisé, ainsi que la fréquence d’utilisation, elles peuvent prendre des décisions plus intelligentes sans perturber le travail quotidien.
Leviers pratiques à prendre en considération :
- Dispositifs économes en énergie et paramètres de gestion de l’énergie
- Parcs d’appareils de taille adéquate pour réduire le nombre d’équipements sous-utilisés
- Politiques d’impression et rapports pour gérer le volume et les consommables
- Ajustement des flux de travail pour réduire les impressions inutiles
Ces changements favorisent l’efficacité à long terme tout en assurant la fiabilité des flux de travail hybrides.
Gouvernance et gestion permanente des technologies
Les environnements hybrides comportent plus de terminaux et plus de points d’accès, ce qui accroît l’importance d’une gouvernance stable. Des politiques claires et une surveillance régulière permettent de maintenir la sécurité et de réduire les temps d’arrêt sans ajouter de frictions pour les employés.
La gouvernance permanente comprend généralement ce qui suit :
- Audits réguliers des appareils, des autorisations et des configurations
- Routines pour les correctifs et les mises à jour qui demeurent uniformes d’un lieu à l’autre
- Surveillance centralisée pour détecter les problèmes à un stade précoce et réduire la charge associée au soutien
- Contrôles d’accès qui s’harmonisent avec la façon dont les équipes travaillent réellement
Mettre en œuvre votre stratégie de bureau hybride
Le travail hybride dépend d’une infrastructure qui fonctionne de manière uniforme dans tous les lieux. Commencez par une évaluation de l’infrastructure, puis donnez la priorité à la connectivité, aux normes des appareils et aux flux de travail intégrés pour l’impression et le numérique, en fonction des points de friction les plus importants. Grâce à une planification claire de l’infrastructure du milieu de travail, votre environnement peut demeurer évolutif et prêt pour l’avenir.