Étude de cas

À titre de ville la plus populeuse du Canada, Richmond Hill, qui fait partie de la région du Grand Toronto, est le lieu de résidence de plus de 200 000 personnes. Son hôtel de ville occupé répond tous les jours aux demandes d'impression de lotissements des résidants, en plus de devoir gérer au jour le jour les demandes d'impression de son personnel. Dans un jour type, cela peut inclure notamment des cartes de la ville, des plans et des dessins de CAO.

Depuis des années, les services d'ingénierie, des parcs et d'urbanisme de la ville de Richmond Hill dépendent d'une double solution : un traceur noir et blanc TDS450 et un traceur couleur HP, situés sur un étage différent.

Désirant se doter d'appareils tout-en-un, les services ont fait l'acquisition de deux traceurs ColorWave 500, soit un pour chaque étage. L'imprimante CAO est idéale pour les environnements multiutilisateurs et plus de 200 employés ont accès aux traceurs.

Durabilité

Les deux nouveaux systèmes ColorWave ont fortement diminué l'empreinte de l'entreprise, dans le sens littéral et environnemental.

« Nous avons maintenant un seul appareil qui fait presque tout : la numérisation et l'impression en couleur et en noir et blanc », déclare Todd Kroeplin, un analyste SIG (systèmes d'information géographique) pour la ville de Richmond Hill, qui a dirigé le projet de mise à niveau. L'espace utilisé auparavant pour une deuxième imprimante est maintenant réservé aux tables et aux bureaux pour examiner les dessins.

Alors que tous les paliers de gouvernement accordent la priorité au développement durable, les caractéristiques écologiques de la ColorWave 500 se démarquent. « Avec ses billes de toner, le ColorWave 500 semblait moins salissant que les anciens systèmes que nous utilisions », ajoute M. Kroeplin. Avec les TonerPearls, il n'y a ni émission d'ozone, ni odeur, ni contamination du système, et la quantité de déchet est minime. Le toner usagé est entièrement non toxique et sécuritaire, il peut donc être mis au rebut facilement avec les déchets ordinaires de bureau.

Mises à niveau logicielles

Les services ont également mis à niveau leur logiciel pour la première fois depuis 2007. Ils utilisent maintenant Direct Print Suite, un logiciel de soumission de travaux, de gestion d'impression et d'archivage évolutif et économique. « L'une des principales raisons pour lesquelles nous avons mis notre logiciel à niveau est parce qu'il était installé sur d'anciens serveurs. Même la base de données était une ancienne version de SQL », dit M. Kroeplin.

Ce logiciel permet aux employés de faire davantage dans le confort de leur bureau. « Plus personne n'est obligé de planifier un horaire d'impression et d'attendre qu'un ordinateur se libère, ajoute M. Kroeplin. Le mieux, c'est que les gens sont plus productifs puisqu'ils peuvent en faire plus à partir de leur bureau. Cet appareil semble être un guichet unique. Les gens peuvent régler eux-mêmes leurs [préférences], pour ensuite pointer, cliquer et partir. »

Productivité

Environ 50 personnes utilisent les traceurs chaque jour. Même si M. Kroeplin voit constamment les appareils imprimer, il n'a jamais vu de file d'attente.

« Jusqu'à présent, il n'y a pas eu de goulot d'étranglement où une personne a dit, "J'ai besoin de ce dessin maintenant, mais quelqu'un d'autre imprime déjà le sien", parce que [les traceurs] semblent imprimer si rapidement que cela importe peu », dit M. Kroeplin.

Qualité d'impression

La qualité d'impression ne se fait pas au détriment de la vitesse. « C'est l'un des principaux avantages, surtout en matière de [qualité] de couleur », précise M. Kroeplin.

Le service de l'ingénierie imprime surtout des dessins de lotissements en noir et blanc, mais également des cartes couleur sur demande. « Toutefois, le service des parcs est celui qui voit la plus grande différence, car les impressions couleur pour l'aménagement des parcs arrivent beaucoup plus rapidement et sont bien plus nettes qu'[avec les anciens appareils] », déclare M. Kroeplin.

Souplesse

Le traceur ColorWave 500 offre également plus de souplesse au groupe. Premièrement, les utilisateurs peuvent choisir entre l'impression économique ou de production. « Si quelqu'un imprime une panoplie d'ébauches, il peut réduire la qualité d'impression et ainsi utiliser moins de toner, ce qui est plus rapide, jusqu'à ce qu'il soit temps de faire une impression de production, de dire M. Kroeplin. Ces appareils nous offrent beaucoup plus d'options aujourd'hui. »

Si le besoin augmente, par exemple celui d'imprimer des cartes routières pour les chauffeurs municipaux, ils ont désormais le choix de créer des impressions imperméables. De plus, avec la capacité du traceur de contenir quatre rouleaux de papier différents et de tailles différentes, les recharges sont moins fréquentes et les possibilités de stockage meilleures qu'avant.

Numérisation

Le groupe a également apprécié les capacités de numérisation des traceurs. La technologie de numérisation élimine le bruit d'arrière-plan des documents originaux comme des plans et les impressions en sépia. Le logiciel Image Logic prend les caractéristiques les plus importantes, élimine tout pli ou toute fissure et ne révèle que les éléments les plus importants. Une image n'a jamais besoin d'être numérisée deux fois.

Cela s'est avéré particulièrement avantageux pour ceux et celles demandant de l'information sous la Loi sur l'accès à l'information. Souvent, ces documents n'ont pas été visualisés depuis 20 ou 30 ans et sont beaucoup moins numérisés qu'avant.

« Nous avons un ancien modèle à un étage inférieur qui est destiné au personnel de la liberté d'information, ajoute M. Kroeplin. Ils préfèrent utiliser le traceur ColorWave 500 lorsqu'ils ont un dessin suspect, soit un plan délavé ou décoloré, parce que ces appareils numérisent mieux les couleurs. »